Pengertian
Adalah surat yang di tujukan kepada orang banyak baik dalam suatu organisasi maupun orang di luar organisasi yang memiliki maksud seperti mengajak, meminta, permohonan dan lain-lain.
Contoh surat umum dan sosial :
SURAT UNDANGAN
Dalam surat undangan penulis “memerintahkan” pembaca untuk mengahadiri suatu acara. Acara tersebut bias bersifat resmi, seperti rapat rutin, rapat evaluaasi , rapat persencanaan, ataupun acara yang bersifat tidak resmi, seperti acara perpisahan akaryawan, peresmian gedung, halal bilhalal, syukuran, promosi dan sebagainya.
Hal-hal yang harus di cantumkan dalam surat undangan :
Alasan (mengapa penulis mengirim undangan).
Alasan (mengapa penulis mengirim undangan).
Acara (apabila perlu dengan susunan atau rincian acara).
Acara ini perlu diketahui agar pembaca biasa menimbang apakah perlu menghadiri undangan tersebut atau tidak. Untuk rapat resmi yang memerlukan pemikiran serius, ada baiknya agenda rapat juga dilampirkan agar para calon peserta biasanya mempersiapkan diri, biasanya disampaikan dengan ungkapan seperti”
Waktu
Waktu harus disampaikan secara jelas, mencakup jam, tanggal, dan hari agar calaon peserta/hadirin bias mengatur waktunya dengan baik untuk menghadiri undangan tersebut. Dalam peruses proofreading surat undangan sebaiknya waktu dijadikan Hot spot yang perlu diteliti dengan cermat agar tidak terjadi kekeliruan. Kekeliruan dalam penulisan waktu bias mengakibatkan kekecewaan, bahkan kemarahan hadirin. Penulisan waktu dalam surat undangan biasanya sebagai berikut:
Hari : Senin
Tanggal : 17 Maret 2001
Waktu : 19:00-21.30
Tempat
Keterangan tempat harus ditulis secara rinci, mencakup alamat, nama, gedung, nomor ruang, dan sebagainya. Apabila perlu, dilampirkan pula denahnya. Seperti juga dalam keterangan mengenai waktu, keterangan tempat juga harus di cek penulisannya, jangan sampai keliru. Kekeliruan penulisan alamat bias membuat calon hadirin tersasar.
Persyaratan peserta/hadirin
Persyaratan peserta/ hadirin adalah informasi mengenai sesuatu yang harus dilakukan oleh calon hadirin untuk bisa memenuhi undangan dengan baik. Misalnya, ketentuan pakaian, berkas yang harus dibawa, keharusan membawa surat undangan, waktu kehadiran, rekan atau orang lain yang boleh diajak, dan sebagainya. Dalam beberapa surat undangan yang penting, penerima surat undangan diminta untuk memberikan konfirmasi kehadirannya. Konfirmasi kehadiran sangat penting untuk membantu penyelenggara mengatur acaranya.
SURAT PEMBERITAHUAN
Surat pemberitahuan termasuk surat informatif karena surat ini menyampaikan fakta (berupa keputusan atau kejasian) yang dianggap perlu diketahui oleh pembacanya. Prinsip terpenting dalam penulisan surat pemberitahuan adalah kejelasan. Artinya, informasi yanag disampaikan harus rinci dan spesifik. Selain jelas informasi yang disampaikan juga harus logis.
Garis besar cara penulisannya adalah sebagai berikut:
Bagian pembuka
Untuk ‘berita gembira’ atau ‘netral’, sampaikan secara singkat langsung. Untuk berita yang tidak menyenangkan, sampaikan dasar pemberitahuan secara panjang lebar.
Bagian tengah
Sampaikan rincian dari pemberitahuan tersebut. Untuk yang tidak menyenangkan, awali alinea tengah dengan rinciannya.
Bagian penutup
Sampaikan hal-hal yang perlu diingat atau dilakukan oleh pembaca. Tutup dengan memberi sumber informasi lebih lanjut jika pembaca membutuhkannya.
SURAT PENGUMUMAN
Surat pengumuman hampir sama dengan surat pemberitahuan, yaitu berisi informasi. Perbedaannya adalah luasnya khalayak yang dituju. Surat pengumuman ditujukan kepada khalayak yang lebih luas dibanding surat pemberitahuan.selain itu, surat pengumuman tidak bisa ditujuka kepada perorangan, sedangkan surat pemberitahuan bisa ditujukan kepada perorangan. Surat pengumuman bersifat terbuka, boleh diketahui siapa saja, sehingga sering ditempel di papan pengumuman. Sedangkan surat pemberitahuan bisa bersifat tertutup atau rahasia.
SURAT EDARAN
Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif yang beredar dari satu tangan ke tangan lainnya dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua orang yang dituju (sirkuler) atau semua orang yang di tuju mendapat surat yang sama isinya.
Ditinjau dari banyaknya sasaran yang dituju, surat edaran dibagi menjadi dua:
Edaran kepada orang banyak yang jumlahnya terbatas, missal edaran dari bank untuk nasabah;
Edaran kepada banyak orang yang tidak terbatas jumlahnya, misalnya promosi barang.
Perbedaan surat edaran dengan surat pengumuman yaitu pada cara penyebarannya:
Surat edaran: dilakukan dengan berpindah tangan dalam suatu organisasi sehingga jumlah penerimaannya dapat diketahui.
Surat pengumuman: memasangnya di papan pengumuman atau didalam Koran/ majalah sehingga jumlah penerima informasi tidak dapat diketahui dengan pasti.
SURAT KETERANGAN
Surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Isinya menyangkut aktivitas manusia sehingga surat ini paling banyak dibuat. Pembagian surat keterangan dari segi isi dan derajat kepentingannya:
1. Surat keterangan biasa
2. Surat referensi
3. Surat rekomendasi
4. Surat pernyataan
SURAT JANJI TEMU
Surat janji temu merupakan surat yang berisi keterangan mengenai kapan realisasi pertemuan antar dua perusahaan atau lebih guna membicarakan berbagai masalah, missal masalah bisnis.
SURAT TEMPAHAN
Istilah tempahan digunakan untuk membedakannya dengan istilah pesanan, walaupun keduanya memiliki makna yang sama.
SURAT PERMOHONAN
Surat permohonan merupakan surat yang digunakan oleh seseorang untuk memohon sesuatu kepada orang lain.
Kata mohon kurang tepat bila digunakan untuk diberi suatu barang atau benda, kata ini lebih tepat digunakan untuk mengharap jasa dari orang lain. Kata yang tepat untuk mengharap diberi suatu benda atau barang adalah minta. karenanya jika ingin meminta sesuatu, kita menggunakan surat permintaan, sedangkan untuk mengharapkan jasa kita menggunakan surat permohonan.
Surat keterangan biasa
Surat keterangan yang diberikan kepada seseorang dalam kedudukannya sebagai warga masyarakat di tengah kesibukan sehari-hari. Contoh surat keterangan adalah surat keterangan mahasiswa, surat keterangan karyawan, surat keterangan bank, dan lain sebagainya.
Isi pokok surat keterangan adalah sebagai berikut:
Data pribadi atau jabatan pihak yang menerangkan;
Data pribadi pihak yang diterangkan;
Isi keterangan (menerangkan apa);
Tujuan surat keterangan dibuat (untuk keperluan apa);
Penutup: imbauan atau harapan agar pihak ketiga dan pihak yang berkepentingan
memaklumi isi surat yang dimaksud.
Surat referensi
Surat referensi merupakan surat keterangan yang bersifat rahasia dari pihak ketiga tentang pihak pertama yang berisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku, dan kualifikasi pihak pertama untuk kepentingan pihak kedua (yang memerlukan referensi tersebut) Surat ini biasanya diperlukan untuk kepentingan niaga dan melamar pekerjaan. Referensi dapat dibedakan menjadi tiga macam: referensi dagang, referensi bank, dan referensi pribadi.
Surat rekomendasi
Surat rekomendasi merupakan surat keterangan yang diberikan kepada seseorang atau perusahaan berdasarkan data autentik yang ada. Surat ini bisa diberikan oleh pimpinan perusahaan berdasarkan catatan pembukuan perusahaannya.
Surat pernyataan
Surat pernyataan adalah keterangan yang diberikan oleh seseorang atau instansi yang menyatakan keadaan seseorang atau hal tertentu untuk suatu keperluan khusus.Surat pernyataan yang menyangkut hukum harus ditulis di atas kertas segel atau kertas biasa yang dibubuhi materai.
Source :
https://renynoviyanti.wordpress.com
0 komentar:
Posting Komentar